Warum Unternehmen durch Freihandelsabkommen immer noch Millionen an Zollersparnissen ungenutzt lassen

Von Simran Sethi, Senior Industry Solutions Consultant, Global Trade Intelligence, Descartes

Jahrelang drehten sich die Diskussionen rund um Freihandelsabkommen (FTA) in erster Linie um den Marktzugang: Welche Länder hatten Abkommen geschlossen, welche Handelsrouten boten Präferenzbedingungen und welche Produkte erfüllten die spezifischen Ursprungsregeln?

Heute stellt dies keinen einschränkenden Faktor mehr dar. Das globale Handelsumfeld bietet eine Fülle von Präferenzhandelsmöglichkeiten. Nach Angaben der Welthandelsorganisation sind derzeit mehr als 380 regionale und bilaterale Handelsabkommen in Kraft, und es kommen weiterhin neue Abkommen hinzu, da Regierungen ihre Beschaffungsstrategien, regionalen Partnerschaften und Abhängigkeiten in der Lieferkette überdenken.

Die meisten multinationalen Unternehmen sind bereits in Märkten tätig, die unter mehrere Freihandelsabkommen fallen. Dennoch wird das Potenzial trotz der beträchtlichen möglichen Zollersparnisse branchen- und Handelsroutenübergreifend nach wie vor uneinheitlich ausgeschöpft. Das Problem liegt weder im mangelnden Bewusstsein noch im Fehlen von Abkommen. Die Schwierigkeit besteht darin, die Präferenzberechtigung aufrechtzuerhalten, während sich Lieferketten, Lieferanten und Produktionsmodelle ständig weiterentwickeln. Die Berechtigung mag zwar derzeit gegeben sein, doch die Aufrechterhaltung dieser Berechtigung im Zuge geschäftlicher Veränderungen ist der Punkt, an dem sich die Komplexität zunehmend vergrößert und an dem viele Unternehmen Jahr für Jahr stillschweigend erhebliche Einsparungen verschenken.

• Die meisten Unternehmen haben bereits Zugang zu mehreren Freihandelsabkommen. Die Herausforderung besteht darin, die Qualifikationsanforderungen und die Umsetzung angesichts der sich wandelnden Lieferketten aufrechtzuerhalten.
• Die Präferenzberechtigung ist kein statischer Zustand. Lieferantenwechsel, Verschiebungen in der Beschaffung und sich ändernde Stücklisten können den Qualifikationsstatus rasch verändern, wenn die Ursprungsanalyse nicht kontinuierlich gepflegt wird.
• Viele Unternehmen überschätzen ihren Reifegrad im Bereich der Freihandelsabkommen, da deren Nutzung häufig auf bestimmte Produkte, Handelsrouten oder Regionen beschränkt ist, in denen die Dokumentationsprozesse bereits gut etabliert sind.
• Die größten Lücken bei der Erhebung von Zöllen sind in der Regel auf Diskrepanzen zwischen den Bereichen Beschaffung, Lieferantenmanagement, Einhaltung von Handelsvorschriften und Zollabwicklung zurückzuführen – nicht auf die Vereinbarungen selbst.
• Da die Zollkontrollen hinsichtlich der Überprüfung der Herkunft und der Integrität der Unterlagen weltweit zunehmen, stehen Unternehmen unter wachsendem Druck, ein Gleichgewicht zwischen Zollersparnissen und der Bereitschaft für Prüfungen zu finden.
• Die nächste Phase der Weiterentwicklung von FTA wird weniger von vereinzelten Compliance-Prüfungen abhängen, sondern vielmehr vom Aufbau einer kontinuierlichen Transparenz in den Bereichen Beschaffung, Qualifizierung, Lieferantendaten und Auftragsabwicklung.

Die meisten Unternehmen betrachten Freihandelsabkommen nach wie vor als reine Qualifikationsmaßnahme. Die Produkte werden anhand der Ursprungsregeln geprüft, Lieferantenerklärungen werden eingeholt, und sobald die Eignung bestätigt ist, geht man oft davon aus, dass der Prozess im Wesentlichen abgeschlossen ist.

Doch Lieferketten bleiben nicht mehr lange genug stabil, als dass dieses Modell noch Bestand hätte. Beschaffungsteams passen ihre Beschaffungsentscheidungen als Reaktion auf Kostendruck, geopolitische Entwicklungen, Bedenken hinsichtlich der Vorlaufzeiten und Kapazitätsengpässe an. Lieferanten verlagern ihre Produktionsstandorte. Stücklisten entwickeln sich weiter. Die Produktion wird zwischen Werken und Regionen verlagert. Selbst relativ geringfügige Anpassungen bei der Beschaffung können die Herkunftsberechnungen auf eine Weise verändern, die nicht sofort erkennbar ist.

Ein Lieferantenwechsel im Rahmen einer „China+1“-Beschaffungsinitiative kann beispielsweise die Produktionskosten senken oder die Widerstandsfähigkeit verbessern, während er gleichzeitig unbeabsichtigt die Berechnungen des regionalen Wertschöpfungsanteils im Rahmen von Abkommen wie dem Abkommen zwischen den Vereinigten Staaten, Mexiko und Kanada (USMCA) oder den mit der Vereinigung südostasiatischer Staaten (ASEAN) verbundenen Freihandelsabkommen beeinflusst. Was auf der vorgelagerten Ebene als routinemäßige Anpassung der Beschaffung erscheint, kann auf der nachgelagerten Ebene bei mehreren Artikelnummern (SKUs) unbemerkt die Präferenzbehandlung außer Kraft setzen.

Viele Unternehmen behandeln die Herkunft nach wie vor so, als sei sie statisch. In der Praxis schwächt sich die Berechtigung zur Präferenzbehandlung jedoch mit der Zeit ab, wenn Lieferantendaten nicht aktualisiert werden, Beschaffungsentscheidungen ohne Einblick in die Auswirkungen der Herkunft getroffen werden oder die Qualifikationsanalyse von den täglichen betrieblichen Arbeitsabläufen abgekoppelt wird. Dies führt zu zwei bekannten Folgen: Einige Unternehmen verzichten auf die Inanspruchnahme von Präferenzregelungen, sobald das Vertrauen in die zugrunde liegenden Daten nachlässt, während andere diese weiterhin auf der Grundlage veralteter Lieferantenerklärungen oder historischer Qualifizierungsannahmen in Anspruch nehmen, die die aktuellen Beschaffungsrealitäten nicht mehr widerspiegeln.

Keiner der beiden Ansätze ist in einem Umfeld tragfähig, in dem der Zolltarifdruck und die Zollkontrollen gleichzeitig weiter zunehmen.

Eine der interessanteren Diskrepanzen in der Branche besteht darin, dass viele Unternehmen ernsthaft davon überzeugt sind, Freihandelsabkommen effektiv zu nutzen. In Wirklichkeit konzentriert sich die Nutzung jedoch häufig auf bestimmte Handelsrouten, Produktkategorien oder Regionen, in denen die Dokumentationsprozesse bereits ausgereift und gut etabliert sind. Außerhalb dieser Bereiche erfolgt die Umsetzung uneinheitlich und ist in hohem Maße von manuellen Eingriffen abhängig.

Diese Inkonsistenz ist von größerer Bedeutung, als vielen Unternehmen bewusst ist. Eine erfolgreiche FTA-Strategie hängt nicht davon ab, ob Präferenzansprüche gelegentlich geltend gemacht werden. Sie hängt vielmehr davon ab, ob das Unternehmen in der Lage ist, kontinuierlich zu ermitteln, welche Produkte im Rahmen welcher Abkommen unter Berücksichtigung der aktuellen Beschaffungsbedingungen präferenzberechtigt sind, und diese Ansprüche zum Zeitpunkt der Einfuhr durch gültige Unterlagen zu belegen.

Dies erfordert ein deutlich höheres Maß an Koordination zwischen den Bereichen Beschaffung, Lieferantenmanagement, Handelskonformität und Zollabwicklung, als es viele derzeitige Betriebsmodelle zulassen. Auch wenn die Handelsteams die Ursprungsregeln zwar gründlich verstehen, gerät die Präferenzbehandlung ins Wanken, wenn Lieferantendaten, Beschaffungsentscheidungen und die Zollabwicklung unabhängig voneinander ablaufen. In der Praxis gehen hier oft erhebliche Einsparungen verloren: nicht durch einen einzigen größeren Ausfall, sondern durch kleine operative Lücken, die sich im Laufe der Zeit über Produkte, Lieferanten und Transaktionen hinweg wiederholen.

Eine erfolgreiche FTA-Strategie hängt nicht davon ab, ob Präferenzrechte gelegentlich in Anspruch genommen werden. Entscheidend ist vielmehr, ob das Unternehmen kontinuierlich feststellen kann, welche Produkte die Voraussetzungen erfüllen.

Die größten Hindernisse für die Optimierung von Freihandelsabkommen sind selten die Vorschriften selbst. Die meisten großen Unternehmen verfügen bereits über erfahrene Handelsexperten, die sich mit Ursprungsregeln, der Berechnung des regionalen Wertanteils und den abkommensspezifischen Dokumentationsanforderungen auskennen.

Die größere Herausforderung ist die operative Koordination.

Beschaffungsteams optimieren unter Berücksichtigung von Kosten und Lieferkontinuität. Lieferanten reagieren auf Datenanfragen mit unterschiedlicher Konsistenz und Vollständigkeit. Handelsteams konzentrieren sich auf Qualifizierungsanalysen und Compliance-Risiken. Zollteams steuern die Abwicklung unter Einhaltung strenger Einreichungsfristen. Jeder Bereich arbeitet mit unterschiedlichen Prioritäten, Systemen und Transparenzgraden. Doch der Präferenzhandel hängt davon ab, dass alle Bereiche zusammenarbeiten.

Eine Lieferantenerklärung, die seit mehreren Jahren nicht mehr aktualisiert wurde, kann möglicherweise noch immer im System vorhanden sein, obwohl sich die Produktionsstandorte des Lieferanten vollständig verändert haben. Ebenso spiegelt eine Stückliste, die ursprünglich im Rahmen der Produkteinführung analysiert wurde, nach zahlreichen technischen oder beschaffungsbezogenen Änderungen im Laufe der Zeit möglicherweise nicht mehr die aktuellen Beschaffungsverhältnisse wider.

Dies sind keine ungewöhnlichen Sonderfälle mehr. Es handelt sich vielmehr um zunehmend alltägliche Betriebsrealitäten in globalen Lieferketten. Da Beschaffungsmodelle immer flexibler werden, wird es deutlich schwieriger, die Abstimmung zwischen Qualifizierungsanalyse und Umsetzung manuell zu bewältigen – insbesondere für Unternehmen, die im Rahmen mehrerer Vereinbarungen und Lieferanten-Ökosysteme tätig sind.

Jahrelang reagierten viele Unternehmen auf diese Komplexität mit Zurückhaltung. Konnte die Qualifikation nicht mit Sicherheit bestätigt werden, wurde der Anspruch einfach nicht geltend gemacht. Dieser Ansatz verringerte zwar das wahrgenommene Compliance-Risiko, führte jedoch auch dazu, dass sich im Laufe der Zeit still und leise vermeidbare Kosten ansammelten.

Heute sieht diese Einschätzung ganz anders aus. Das Zollrisiko ist in vielen Branchen nach wie vor hoch, während die Zollbehörden zunehmend Wert auf die Überprüfung der Herkunft, die Vollständigkeit der Unterlagen und die Bereitschaft für Prüfungen legen, was den Druck auf die Unternehmen erhöht, über einen längeren Zeitraum hinweg nachvollziehbare Qualifizierungsunterlagen zu führen.

In vielen Regionen haben die Zollbehörden die Kontrollen hinsichtlich des Nachweises der Herkunft und der Lieferantenangaben verschärft, insbesondere im Rahmen von Abkommen wie dem USMCA, bei denen die Überprüfungsmaßnahmen in den letzten Jahren intensiviert wurden. Von Unternehmen wird zunehmend erwartet, dass sie nicht nur nachweisen, dass ein Produkt zu einem bestimmten Zeitpunkt die Anforderungen erfüllte, sondern auch, dass die Begleitunterlagen und die Annahmen zur Herkunft weiterhin aktuell und vertretbar sind.

Infolgedessen sehen sich viele Unternehmen nun zwischen zwei unerwünschten Alternativen gefangen: entweder auf nicht realisierte Einsparungen zu verzichten oder Compliance-Risiken einzugehen, deren Verteidigung ihnen nicht ganz geheuer ist. Die Unternehmen, die diese Situation gut bewältigen, vereinfachen nicht unbedingt das regulatorische Umfeld. Vielmehr verbessern sie die Transparenz, stärken die Datenintegrität und sorgen für eine engere Abstimmung bei der bevorzugten Handelsausführung.

In vielen Regionen haben die Zollbehörden die Kontrollen hinsichtlich des Nachweises der Herkunft und der Lieferantenbelege verschärft

Die Diskussion in der Branche muss sich weiterentwickeln, weg von der Betrachtung des Freihandelsabkommens-Managements als periodische Compliance-Maßnahme. Jährliche Lieferantenansprachekampagnen, isolierte Qualifizierungsprüfungen, tabellenbasierte Analysen und die reaktive Zusammenstellung von Unterlagen bei Anfragen der Zollbehörden sind ein Modell, das sich nicht mehr effektiv skalieren lässt.

Um den Nutzen von Präferenzhandelsprogrammen voll auszuschöpfen, müssen Unternehmen das FTA-Management zunehmend als eine unternehmensweite Kompetenz betrachten, die in die Prozesse der Beschaffung, des Lieferantenmanagements und der Zollabwicklung eingebettet ist. Dies bedeutet, die Eignung der Lieferanten bei Änderungen in der Beschaffung kontinuierlich zu bewerten, aktuelle Lieferantendaten zu pflegen, die Ursprungsanalyse mit den operativen Arbeitsabläufen zu verknüpfen und Ansprüche jederzeit mit auditierbarer Dokumentation zu untermauern.

Bei dieser Entwicklung geht es zunehmend weniger um Automatisierung allein, sondern vielmehr darum, in immer dynamischeren Handelsumgebungen die Kontrolle zu behalten. Im großen Maßstab ist die Optimierung von Freihandelsabkommen (FTA) im Grunde genommen ebenso sehr eine Herausforderung im Bereich Daten- und Entscheidungsmanagement wie eine Maßnahme zur Einhaltung von Vorschriften. Die Unternehmen, die diesen Wandel erkennen, verschaffen sich bereits messbare Wettbewerbsvorteile.

Der Druck im Zusammenhang mit Präferenzhandel dürfte in nächster Zeit kaum nachlassen.

Lieferketten werden zunehmend fragmentierter, Beschaffungsstrategien ändern sich immer häufiger, und die Zollkontrollen werden immer strenger. Gleichzeitig stehen Unternehmen weiterhin unter dem Druck, die Gesamtkosten zu senken, ohne dabei zusätzliche Compliance-Risiken einzugehen.

In diesem Umfeld stellen unzureichend genutzte Freihandelsabkommen nicht mehr nur eine verpasste Chance zur Effizienzsteigerung dar. Sie wirken sich unmittelbar auf die Flexibilität bei der Beschaffung, die Preisstrategie, die Margenentwicklung und die Wettbewerbsfähigkeit aus.

Die Unternehmen, die in den kommenden Jahren Handelspräferenzen effektiv verwalten, werden nicht unbedingt diejenigen sein, die über die größten Handelsteams oder die aggressivsten Strategien zur Inanspruchnahme von Präferenzen verfügen. Es werden vielmehr jene sein, die in der Lage sind, im Zuge der geschäftlichen Entwicklung die Abstimmung zwischen Beschaffungsentscheidungen, Lieferantendaten, Qualifizierungsanalysen und der Zollabwicklung aufrechtzuerhalten.

Freihandelsabkommen wurden konzipiert, um Reibungsverluste im globalen Handel abzubauen. Für viele Unternehmen sind sie jedoch still und leise zu einer Quelle versteckter Ineffizienz geworden – nicht, weil die Abkommen keinen Wert hätten, sondern weil die zur Aufrechterhaltung dieser Abkommen erforderliche operative Disziplin nicht mit den Gegebenheiten moderner Lieferketten Schritt gehalten hat.

Die Organisationen, die den größten Nutzen aus FTAs ziehen, sind diejenigen, die in der Lage sind, diese konsequent, präzise und in großem Maßstab umzusetzen und dabei das Vertrauen in die Daten und Prozesse zu wahren, auf denen jede Forderung beruht.

Um sich in der Komplexität moderner Freihandelsabkommen zurechtzufinden, bedarf es mehr als nur Tabellenkalkulationen und Vermutungen. Descartes CustomsInfo™ bietet wertvolle FTA-Daten als Teil einer leistungsstarken, integrierten Lösung, die die Qualifizierung vereinfacht, die Dokumentation automatisiert und die Einhaltung von Vorschriften in Ihrer gesamten Lieferkette verbessert. Von der Überprüfung der Ursprungsregeln bis hin zur Verwaltung von Ausschreibungen für Lieferanten trägt die Lösung dazu bei, dass Ihr Unternehmen jede verfügbare Möglichkeit zur Kosteneinsparung nutzt und gleichzeitig stets für Audits gerüstet ist.

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